دفتر روابط عمومی
در مدیريت روابط عمومی دفتری وابسته به سازمان، یا یک موسسه تجاری مستقل، که بر اساس شیوه های علمی و حرفه ای، امور روابط عمومی یک سازمان را انجام می دهد دفتر روابط عمومي ناميده مي شود.
یک دفتر روابط عمومی نوعی، از قسمتهای زیر تشکیل می شود :
1 . مدیرعامل یا ریئس کل و غیره که بالاترین مقام دفتر روابط عمومی است .
2. مدیریت داخلی و اداری – مالی ، که امور هماهنگی قسمتها و تنظیم و اجرای قرادادها را به عهده دارد .
3. مدیریت طراحی مطلب ، که مشابه مدیریت ((خلاقیت آگهی )) در تبلیغات است و کلیات و پیام درج شدنی در متون و برنامه های پخش را تعیین می کند .
4 . مدیریت اجرای مطلب ، که مشابه مدیریت ((گروه تولید )) در تبلیغات است و براساس مطلب داده شده و شرح وظایف کلی دفتر روابط عمومی به نشر اطلاعات می پردازد ، که مهمترین انواع آن عبارتند از : تدوین و ارسال ((اطلاعیه روابط عمومی)) ، برگزاری کنفرانس و مصاحبه مطبوعاتی و رادیو – تلویزیونی ، اجرای سخنرانی ، تهیه کنندگی و کارگردانی فیلم و برنامه رادیویی { مثلا فیلم سینمایی ، فیلم کوتاه تبلیغاتی و نمایشنامه رادیویی } طراحی و اجرا ی نمایشگاه عکس و اسلاید و غیره و طراحی رویه برای شرکت در نمایشگاههای صنعتی و بازرگانی و فرهنگی و غیره .
5 . مدیریت ارباب رجوع ، که دو وظیفه کلی دارد :
اول ، پاسخگویی به پرسشهای تلفنی و حضوری عموم مردم
دوم ، راهنمایی مراجعه کنندگان مهم به مدیریت داخلی
پاسخگویی به عموم معمولا از طریق میز و اتاق اطلاعات به سرعت انجام می شود ، اما مراجعه کنندگان مهم باید به مدیریت داخلی معرفی شوند تا برای آنها اطلااعات از طریق دو رویه مدیریرت طراحی مطلب ، و مدیریت اجرای مطلب تهیه و تحویل گردد، حتی گاهی لازم می شود مراجعه کنندگان مهم با بالاترین مقام دفتر روابط عمومی { مدیر عامل، ریئس کل و غیره } نیز مذاکره داشته باشند ، که البته ممکن است فقط تشریفاتی باشد .
6 . (( مدیریت نظر سنجی )) که بر اساس مطالعات ((نمونه گیری)) و بررسی شکایتها و پیشنهادها و غیره اطلاعاتی فراهم می آورد که در اصلاح رویه های طراحی و اجرا و غیره کاربرد دارد ، ممکن است این قسمت از ... طی قرارداد ، به عهده ((موسسات نظر سنجی )) معتبر گذاشته شود.
نکته . در کتاب حاضر ، واژه ، به عنوان یکی از سه عنصر اساسی ((مدریت روابط عمومی )) یعنی :
1 . سازمان 2 . دفتر روابط عمومی 3 . رسانه ها و ابزارها
آمده است . از این روی ، گذشته از اینکه دفتر روابط عمومی ممکن است یک سازمان اداری بزرگ یا کوچک باشد ، که مثلا شش قسمت فوق الذکر تشکیل شده باشد ، نیز می تواند یک شخص باشد که مراحل و اجزای دفتر روابط عمومی را { به عنوان اجزا داخلی عنصر دوم سیستم } در رویه ها و روش شناسی های خود به کار گیرد . به عبارت دیگر ، دفتر روابط عمومی نیزمانند (( دفتر تبلیغاتی )) ممکن است به دو صورت اداره شود :
1 . داخل سازمان و به عنوان یکی از قسمتهای سازمان < در شرکت تولید قهوه X ، یک دفتر روابط عمومی، متشکل از یک مدیر، یک معاون، دوتلفنچی، و سه متصدی میز اطلاعات، مسئولیت پاسخگویی به مشتریان و عموم مردم را به عهده دارند ، سالانه در چند نمایشگاه شرکت می کنند ، با چاپ بروشور به مردم اطلاعات می دهند ، و نظریات و شکایتها را در فرم های مخصوص ثبت می کنند . برخی ازاین فعالیتها مشابه تبلیغات است>
2 . خارج از سازمان و طی قرارداد با یک موسسه تجارتی ... < شرکت ما با یک ... ، معروف قرارداد سه ساله بسته است تا کلیه امور روابط عمومی شرکت را انجام دهند >
به عبارت دیگر ، دفتر روابط عمومی، در الگوی سیستمی مدیریت روابط عمومی، خود، یک سیستم فرعی است که می تواند توسط یک سازمان اداری یا یک شخص پیاده سازی شود ، مثلا در یک موسسه کوچک، ممکن است فقط یک مسئول وجود داشته باشد که کلیه امور دفتر روابط عمومی را انجام دهد